Правила оформления листка нетрудоспособности: сведения о диагнозе

Подтверждением факта отсутствия сотрудника на рабочем месте по уважительной причине служат различные документы Но неверное оформление листка нетрудоспособности, в том числе работодателем, может повлечь не только отказ в возмещении организации пособий (в полном размере или частично) из бюджета государства, но и необходимость в дополнительном начислении и уплате взносов, корректировке ранее представленной отчетности.

О том, как выглядит этот бланк, какие правила и требования предъявляются к его заполнению — информация рассмотрена ниже.

Как выглядит листок нетрудоспособности

Бланк по установленной унифицированной форме вправе оформлять и выдавать только те медицинские учреждения, у которых есть на это соответствующая лицензия. Листки нетрудоспособности изготавливаются в типографии на специальной бумаге насыщенного голубого цвета (более светлого в центре и немного темнее по мере приближения к краям). Каждый из них имеет свой уникальный номер и несколько степеней защиты от возможной подделки (например, можно увидеть волокна синего, розового и светло-зеленого оттенков, водяные знаки «ФСС РФ»), подлежат строгому учету. Для применения форма была утверждена Минестерством Здравсоцразвития в приказе №347н от 26 апреля 2011 года. Документ состоит из лицевой и оборотной сторон.

Дополнительная информация! На сайте ФСС имеется перечень похищенных и утерянных бланков (проверить: https://fss.ru/ru/fund/activity/31406/92551/). Потребуется ввести номер под штрих-кодом (в верхнем углу, справа).

Лицевая сторона

Лицевая сторона включает всю основную информацию по отсутствию застрахованного лица на рабочем месте по причине болезни, беременности и родов или уходу за членом семьи. Изначально, заполнение бланка производится лечащим врачом в специально предназначенном для этого разделе, а после его передачи работодателю происходит дальнейшее внесение необходимых сведений для начисления и выплаты пособия. Более подробная инструкция и пошаговое заполнение документа рассмотрены далее в статье.

Оборотная сторона

На обороте бланка представлена справочная информация, расшифровывающая использованную кодировку обозначений с лицевой стороны документа. А именно, заполнение таких перечисленных ниже строк, как:

• «Причина нетрудоспособности» — основной код и дополнительный;

• «Отметка о нарушении режима»;
• «Иное»;
• «Родственная связь»;
• «Условия исчисления».

Также, здесь могут вноситься надлежащим образом заверенные исправительные записи, если при оформлении больничного листа были допущены неточности.

Правила оформления больничного листа

Заполнение разделов для врача и для работодателя происходит по одинаковым правилам оформления листка нетрудоспособности. К основным предъявляемым требованиям относятся следующие:

• вариант заполнения — рукописный, печатный, совмещение одного и другого;
• используемый цвет чернил — черный (гелевой, перьевой или капиллярной ручкой);
• буквы — печатные, заглавные, с соблюдением границ отведенных ячеек;
• записи вносятся начиная с самой первой ячейки, слева направо;
• незаполненные графы прочеркиваются тонкой прямой линией;
• печать не должна накладываться на ячейки с другими записями.

Инструкция о том, как выдать лист нетрудоспособности имеется у назначенного, ответственного врача и подлежит строгому применению.

Важно! Никакие исправления в разделе, заполняемом врачом, не допускаются. Такой бланк считается испорченным и подлежит замене. Работодатель не имеет права вносить коррективы за сотрудника медицинского учреждения. Сокращение идентификационных данных о пациенте недопустимо.

Как работодателю оформить больничный лист

Первое, что требуется сделать при поступлении от сотрудника бланка о его временной нетрудоспособности, это проверить действительность самого документа и правильности внесенных сведений в медицинском учреждении. Только затем необходимо приступать к дальнейшему заполнению следующего раздела, предназначенного для работодателя.

Если в предоставленном документе обнаружены ошибки в заполнении врачом какой-либо строки или сделаны исправления — листок не принимается, и работник должен обратиться за выпиской верно оформленного дубликата. Но, в разъяснениях ФСС (например, письма от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575, от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956), также указано, что незначительные описки и недочеты, технические и несущественные нарушения, которые не искажают смысл содержания — допустимы и не являются основанием для необходимости в обязательной замене первичного больничного.

Важно! Если работодатель допустит ошибку в заполнении своей части бланка, обращаться за дубликатом не нужно. Он должен внести соответствующие корректировки, указав верные сведения на обороте.

Образец оформления больничного листа работодателем

На интернет-страницах практически всех отделений ФСС без особого труда можно найти образец, как верно оформить больничный лист, в том числе и раздела, предназначенного для внесения информации работодателем. Также, этим государственным органом предусмотрены различные брошюры, рассылки и разъяснения в целях оказания помощи страхователям для правильного заполнения бланка.

Пошаговое оформление больничного листа

После того, как полученный от сотрудника листок нетрудоспособности проверен кадровиком (или иным ответственным работником) на действительность и отсутствие исправлений в первом разделе лицевой стороны, необходимо пройти процедуру пошагового заполнения бланка.

Важно! Информация в документе может выцветать по истечении времени, поэтому работодателю рекомендуется делать ксерокопии (или сканировать, для хранения в электронном виде на случай возможной непредвиденной утраты) бланков нетрудоспособности: в день получения от сотрудника и после внесения всех необходимых сведений.

Шаг 1. Вносим сведения о наименовании организации и характере работы сотрудника

Если наименование компании состоит из большого количества знаков, можно его сократить, но обязательно в соответствии с учредительными документами. Таким образом, допустимы и полное, и краткое указание название организации.

Для расчета пособия по нетрудоспособности важное значение имеет, в том числе, и характер трудоустройства работника. Так как выдача больничного листа возможна для предъявления и по основному месту, и по совместительству, эти сведения следует указать в бланке путем проставления символа (обычно, это галочка) в необходимой ячейке.

Обратите внимание! Наиболее частая ошибка при заполнении больничного представителем медицинского учреждения допускается в наименовании организации, где трудится гражданин. В связи с этим, рекомендуется заранее предоставлять название фирмы своего работодателя в напечатанном виде или озвучивать просьбу о том, чтобы данную строку оставили незаполненной.

Шаг 2. Вписываем сведения о регистрационном номере организации в ФСС

Для идентификации в органах страхования каждому хозяйствующему субъекту, в самом начале ведения деятельности (или после трудоустройства работников — для ИП) присваивается уникальный регистрационный номер. Его можно в свободном доступе уточнить по ИНН компании, запросив на сайте ИФНС выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Код подчиненности состоит из пяти знаков, если отделение фонда региональное, или из четырех, при отсутствии филиалов.

Шаг 3. Записываем номер ИНН и СНИЛС работника

Нередко случается, что у разных людей полностью совпадают и имя, и фамилия, и отчество. Для избежания возможного недостоверного отражения на лицевых счетах физического лица информации, у каждого гражданина страны также имеются личные идентификационные номера, подлежащие внесению в листок нетрудоспособности: ИНН (о регистрации в ИФНС, может отсутствовать) и СНИЛС (для учета в системе пенсионного страхования).

Дополнительная информация! В том случае, если бланк выдан для осуществления ухода за больным родственником, ИНН и СНИЛС указываются получателя пособия (работника, а не заболевшего члена семьи).

Шаг 4. Заполняем поле “Условия исчисления”

Здесь при необходимости вписывается кодированное значение (или несколько), в соответствии с имеющейся на оборотной стороне бланка расшифровкой: число в пределах от 43 до 51. Основания для этого могут быть следующие:

• работник относится к лицам, подвергшимся радиационному воздействию;
• работа в особой местности;
• наличие инвалидности;
• трудовое соглашение менее шести месяцев;
• заболевание наступило после увольнения (в пределах 30-ти календарных дней);

• нарушение режима, признанного работодателем по уважительной причине;
• длительность заболевания (работник является инвалидом) более 4-х или 5-ти месяцев;

• сотрудник занят на условиях неполного режима работы.

Данная отметка обуславливает правомерность применения того или иного способа для начисления пособия.

Шаг 5. Указываем реквизиты Акта формы Н-1

Заполняется, если нетрудоспособность наступила в результате получения работником травмы на рабочем месте или несчастного случая на производстве. Факт причинения вреда здоровью должен подтверждаться документально, с проведением полного расследования.

Важно! При расчете пособия в результате производственной травмы и ее последствий всегда учитывается заработок за два года, предшествующих году ее получения — в размере 100% от среднедневной величины, без учета количества полных лет трудового стажа.

Шаг 6. Указываем сведения о дате начала работы

В данную графу зачастую сведения вносятся неверно, так как неопытные кадровые работники ошибочно подразумевают дату возобновления трудовых функций сотрудником после болезни. Но, по правилам оформления листка нетрудоспособности, здесь отражается тот факт, когда предварительно заключенный трудовой договор был аннулирован по причине невыхода  нового работника в указанный первый его рабочий день. Но тот, впоследствии, предоставил документ, подтверждающий отсутствие по уважительной причине. И, в ряде случаев, право на получение пособия по нетрудоспособности за ним сохраняется.

Важно! В этой графе указывается дата, с которой новый работник должен был, но не приступил к выполнению трудовых функций, в связи с заболеванием.

Шаг 7. Заполняем сведения о страховом стаже

Страховой стаж определяется как количество всех полных лет и месяцев, которые сотрудник работал по трудовым соглашениям, с начислением и последующей уплатой взносов в бюджет. Также, включению в него подлежат и нестраховые периоды (например, время военной службы начиная с 2007 года, выполнение государственных и гражданских функций, занятость в органах внутренних дел).

Шаг 8. Указываем период, за который начисляется пособие

Графа соответствует фактическим датам отсутствия работника. Обычно, этот период совпадает с днями открытия и закрытия листка по временной нетрудоспособности.

Дополнительная информация! Если сотрудник обратился в лечебное учреждение по завершению рабочего времени, он имеет право предоставить работодателю заявление, с просьбой в оплате этого дня в соответствии с принятой системой начислений по зарплате. Пособие в таком случае должно рассчитываться не с момента выдачи больничного, а начиная со следующей даты по календарю.

Шаг 9. Указываем суммы среднего заработка за расчетный период и среднего дневного заработка

Данный этап заполнения является самым важным и ответственным. В обязательном порядке потребуются надлежащим образом оформленные справки за предшествующие году наступления нетрудоспособности два календарных года. Наименования предыдущих работодателей и период занятости, указанные в них, должны сверяться и подтверждаться записями из трудовой книжки. Форму документа регламентирует Приказ 182н (Минтруда, от 30.04.2013г.).

Среднедневной заработок — это итог деления общего дохода (по совокупным данным из справок за два года, с применением регламентированных государством лимитов) на общее количество дней (730 или 731, если год високосный). Если рассчитанное значение менее установленного дневного МРОТ, указывается в этой графе минимальный тариф.

Важно! Средний заработок необходимо отражать в бланке с учетом имеющихся установленных ограничений: если меньше МРОТ, указывается сумма фактически произведенных выплат, а если по доходам были превышения максимального значения (индексируется ежегодно) — в пределах них.

Шаг 10. Указываем общую сумму начисленного пособия

Порядок расчета пособия в каждом конкретном случае нетрудоспособности зависит от множества факторов. Если ситуация стандартная, оплата первых трех дней отсутствия сотрудника производится за счет средств работодателя, а последующие — из бюджета органов ФСС (в документе начисления по ним указываются отдельно). Все суммы должны включать в себя ндфл и рассчитываются они путем умножения среднедневного заработка на количество дней болезни, с поправкой на применяемый процент (зависит от страхового стажа, диагноза, вида начисляемого пособия).

Шаг 11. Заполняет генеральный директор

Следующая графа заполняется руководителем компании. Точки между инициалами (именем и отчеством) не нужны, пробел — также не делается. Одна ячейка после написания фамилии пропускается. Элементы самой подписи не должны попадать на заполненные графы.

Шаг 12. Заполняет главный бухгалтер

Порядок заполнения происходит аналогично предыдущей графе. Если обязанности главного бухгалтера возложены на генерального директора, две строки должны совпадать. Имя и отчество первых лиц компании необходимо сокращать, достаточно указать инициалы.

Шаг 13. Ставим печать организации

Оттиск печати должен быть четким и легко читаемым во всех частях изображения, не попадать на заполненные соседние ячейки. Рекомендуется подкладывать от трех до пяти листов бумаги под бланк нетрудоспособности перед проставлением круглого штампа.

Подведем итоги

Заполнить листок нетрудоспособности, на первый взгляд, не так и сложно. Но, при его оформлении возникает множество нюансов, несоблюдение которых может привести к неблагоприятным последствиям как и для организации, так и для работника. Изначально, он заполняется и выдается в медицинском учреждении, где обязательно ведется строгий учет и контроль за бланками. Допущенная врачом ошибка в отражении сведений практически всегда приводит к порче документа и дальнейшей его замене. Работодателю же дается право на исправления (в предназначенном для заполнения им разделе), путем прочеркивания тонкой линией неверных данных и отражения правильных на обороте. Своевременное отслеживание разъяснений из органов ФСС, изменений в законодательстве и их практическое применение позволит не допускать возникновение необходимости во внесении каких-либо корректировок.