Оформление электронного листка нетрудоспособности: условия и порядок

В условиях глобального развития информационных технологий многие ручные операции совершенствуются и автоматизируются. С начала июля 2017 года появилась возможность оформления электронного листка нетрудоспособности, вместо бумажного варианта. Более подробно об этом нововведении, порядке и обязательности его применения, плюсах и минусах — пойдет речь далее в статье.

Зачем потребовался «цифровой» больничный

В первую очередь, данное нововведение связано с тем, чтобы избежать незаконный оборот больничных. Ведь, если работодатель примет подделку и произведет соответствующие выплаты работнику, то впоследствии это повлечет за собой наступление таких неблагоприятных событий как, например, отказ в возмещении расходов, доначисление страховых взносов в бюджет, внесение корректировок в ранее представленную отчетность и прочие.

Также, при оформлении и заполнении электронного листа нетрудоспособности достаточно легко и просто исправить допущенные ошибки, в отличии от бумажного экземпляра. Таким образом, возможно снижение дополнительных временных трат на выписку дубликатов в медицинских учреждениях, а также, затрат, связанных с обеспечением постоянного наличия чистых бланков и их сохранностью.

Для работодателя применение «цифровых» бланков позволит значительно уменьшить документооборот, не делать копии с оригиналов на случай их возможной утраты. На сайте органов фонда социального страхования (далее по тексту — ФСС) электронные листки всегда будут доступны, без временных ограничений хранения.

Изменятся ли функции кадровика при введении виртуального больничного

По большому счету, в задачи кадрового работника будут входить все те же обязанности по внесению информации. Единственное отличие в том, что заполнять данные нужно не на бумаге, а в электронном виде.

Обратите внимание! Для получения и последующего заполнения электронного листка нетрудоспособности потребуется обязательная регистрация работодателя в личном кабинете на сайте ФСС.

Законодательная база

На государственном уровне электронные больничные введены для применения, наряду с использованием бумажных, Законом от 01.05.2017г. 86-ФЗ. Тремя годами ранее, данный пилотный проект был опробован в ряде субъектов РФ (в республике Татарстан, Астраханской и Белгородской областях) и принес положительные результаты.

По состоянию на 2020 год, с организациями-работодателями проводятся многочисленные мероприятия по разъяснению и внедрению электронных документов, выдаются инструкции (памятки), а в медицинских учреждениях — устанавливается необходимое программное обеспечение для более качественного взаимодействия между всеми заинтересованными сторонами.

К положениям 86-ФЗ, вступившего в силу 01.07.17г., также происходит разработка различных нормативных актов, для более качественного их применения.

Как это работает

Для понимания того, как электронный лист нетрудоспособности работает на практике, необходимо обозначить все участвующие стороны и порядок взаимодействия между ними. Итак, схема следующая:

• застрахованный гражданин (то есть, временно нетрудоспособный работник) обращается в медицинское учреждение за оказанием помощи и открытием документа, который подтвердит его отсутствие на рабочем месте по уважительной причине;

• после окончания лечения врач в электронном виде указывает все необходимые сведения о пациенте, в предназначенном для заполнения медицинским работником разделе, и подписывает документ защищенной цифровой подписью;
• с полученным на руки от врача уникальным номером электронного листка временной нетрудоспособности сотрудник направляется к работодателю и подтверждает тем самым период вынужденного отсутствия на рабочем месте;
• кадровик (или другое должностное лицо, ответственное за данный участок учета) находит через личный кабинет по предоставленному номеру необходимый бланк, заполняет недостающую информацию, то есть раздел для работодателя, и затем отчитывается в ФСС по регламентированным формам.

Таким образом, в документообороте по электронным больничным принимают участие все те же стороны, что и при бумажном варианте: сотрудник, врач, работодатель и органы ФСС.

Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный

Окончательный переход на обязательное применение только электронных листков нетрудоспособности в нашей стране еще не завершен. В связи с этим, страхователь (то есть работодатель) и его сотрудник имеют пока право на выбор одного из двух возможных вариантов оформления бланка: на специальной бумаге или в электронном виде.

Сообщить номер электронного листка нетрудоспособности можно любым удобным для работника способом: предоставить талон из медицинского учреждения, устно или письменно (например, в заявлении, почтовой или мобильной переписке).

Как и где можно проверить подлинность и обоснованность выдачи больничного листа

Если у представителя работодателя имеются подозрения на предъявление ему фиктивного бумажного бланка нетрудоспособности, то он может обратиться в ФСС по месту регистрации компании или медицинского учреждения. Для проверки действительности электронного документа — достаточно ввести номер в личном кабинете на едином портале страхователей.

Дополнительная информация! Подтверждение или опровержение необходимости в выдаче и получении больничного — находится под ведомством Росздравнадзора.

Может ли больничный выдаваться «задним» числом

Оформление больничного листа прошедшей датой по общим правилам не допускается. Но, есть ряд исключений таких, как:

• ухудшение здоровья работника во время заграничной командировки;
• невозможность обратиться в медицинское учреждение, которое вправе оформлять больничные листы. Важно, получить в таком случае справку-подтверждение, например, в медпункте;
• отдаленное нахождение гражданина от ближайшей поликлиники или больницы;
• оформление больничного по беременности и родам с нарушением предусмотренного срока обращения за ним;
• наличие форс-мажорного обстоятельства, ввиду которого невозможно было своевременно обратиться в лечебное учреждение непосредственно в день заболевания.

Несовершенство системы контроля за сохранностью бланков, а также нежелание сторон трудовых отношений идти на компромисс (например, отказ работодателя в предоставлении отпуска, наличие конфликтной ситуации, попытка избежать наказания за прогул), приводят к появлению поддельных документов. Естественно, этот метод является незаконным, но он присутствует на практике.

Что требуется для замены на российские больничные документы, подтверждающих нетрудоспособность при заболевании заграницей

Обменять полученные на территории иностранного государства документы о временной нетрудоспособности на российские может как сам гражданин, так и его работодатель по доверенности от сотрудника. Важным является тот факт, чтобы все бланки были оформлены надлежащим образом, в соответствии с принятыми на территории места их выдачи правилами. Вместе с переводом (заверенным у нотариуса), подготовленный пакет передается на рассмотрение в медицинское учреждение и ожидается заключение врачебной комиссии о возможности их замены или отсутствии таковой. Далее, в случае вынесенного положительного решения, начисления и выплата пособия производится в стандартном порядке.

Где гражданин может узнать в случае утери номера своего электронного листка либо посмотреть сведения о его оплате

Работник может самостоятельно посмотреть номер электронного больничного через сайт Госуслуг или в личном кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Пароли для доступа в обе системы одинаково подходят.

Можно ли получить электронный больничный безработному

Лица, признанные безработными, получают пособие в службе занятости, которая, в свою очередь, не является участником по документообороту с электронным больничным. В связи с этим, гражданину необходимо получать подтверждающий уважительную причину отсутствия документ исключительно в бумажном варианте.

Рекомендуется ли страхователям информировать застрахованных о возможности получения электронного больничного

Во избежание в последующем недоразумений, сотрудникам отдела кадров (или бухгалтерии) рекомендуется информировать своих коллег о подключении организации к новой системе обмена и готовности к приему бланков о временной нетрудоспособности через электронные информационные каналы связи. Или же, сотруднику самостоятельно следует это заранее уточнять.

Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные

Переход на электронные больничные позволит работнику напрасно не переживать о том, что бумажный документ может быть не принят по причине неправильного оформления или утерян, испорчен. А для работодателя — полностью будет исключено возможное получение фиктивного бланка и связанные с этим, в последующем, необоснованные начисления пособия и их выплаты.

Насколько надежна система безопасности ЕИИС «Соцстрах»? Может ли пациент быть уверен, что его персональные данные и информация о диагнозе не попадет в чужие руки?

Программное обеспечение информационной системы ФСС соблюдает все необходимые меры предосторожности от возможной утечки данных. Конкретный диагноз медицинская организация в цифровом бланке не указывает, заболевание выглядит кодированным значением. Поэтому, беспокоиться пациенту не нужно о том, что сведения о заболевании станут известны сторонним лицам, в том числе и работодателю.

Дополнительная информация! При оформлении электронного больничного в лечебном учреждении, гражданин должен в письменном виде выразить свое согласие на обработку персональных данных и ввод сведений в базу.

Планирует ли ФСС со временем полностью отказаться от бумажных листков нетрудоспособности, и предусмотреть штрафы за отказ в использовании электронных больничных

Отлаженный процесс электронного взаимодействия между всеми участниками позволит сделать документооборот более прозрачным и понятным не только для контролирующих органов, но и для каждого гражданина. Не исключено, что через некоторое время право выбора у работника и его нанимателя оформления той или иной формы (бумажного или цифровой) документа о временной нетрудоспособности не будет. И отказ работодателя в приеме электронного листка, возможно, станет расцениваться как ущемление прав трудящегося, с привлечением к ответственности и наложению штрафов на страхователя и его должностных лиц.

Необходимо ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с традиционными бланками строгой отчетности

Работодателю распечатывать и хранить копии электронных форм документов не обязательно. Но, также не запрещено и обратное, например, для удобства ведения кадрового учета в крупной компании. Этот цифровой документ имеет юридическую силу и подлежит хранению в ЕИИС (расшифровка — «Единая интегрированная информационная система») «Соцстрах».

Что делать, если электронный больничный оформлен, а работодатель просит бумажный листок

Работодатель (по состоянию на 2020 год) не обязан принимать электронный бланк у сотрудника, так как это лишь его право. В этом случае, потребуется повторное обращение застрахованного к врачу: за аннулированием ранее отправленной в органы ФСС формы со всеми необходимыми заполненными сведениями и последующей выпиской больничного в бумажном виде.

Важно! Отказать в оформлении бумажного варианта взамен ранее выданного электронного документа врач не имеет законных оснований.

Должен ли пациент заранее узнать у своего работодателя, принимает ли он электронные больничные, или эту информацию может проверить медицинское учреждение при работе с ЕИИС «Соцстрах»

В период поэтапного перехода на электронное взаимодействие, когда еще имеется право выбора, застрахованному рекомендуется все же уточнять заранее у работодателя, готов ли тот технически принять и обработать документ по новой, усовершенствованной форме. Ведь, в случае отказа (а он вправе это сделать), потребуется дополнительно тратить время на повторное обращение в медицинское учреждение.

Дополнительная информация! Разработана бесплатная программа, с помощью которой работодатель может скачать электронный больничный (АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» на сайте: https://cabinets.fss.ru/eln.html).

Действия кадровиков при получении ЭЛН

Далее более подробно расписаны все действия должностного лица, ответственного за ведение кадрового учета и начисление пособий по нетрудоспособности, при получении от сотрудника электронной формы бланка или заранее, не дожидаясь этого. В первую очередь, при переходе на информационное взаимодействие необходимо тщательно изучить имеющиеся разъяснения и приступить к регистрации в системе.

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Страхователь вправе применять доработки известных производителей системы взаимодействия (например: 1С, СБИСС, Контур, Парус) к собственному программному продукту или пройти регистрацию в Личном кабинете по интернет-адресу: https://cabinets.fss.ru/insurer/ (для доступа подходят логин и пароль юридического лица на портале ГосУслуг). Для скачивания электронного больничного также специалистами ФСС разработана бесплатная программа: АРМ «Подготовка расчетов для ФСС».

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Руководитель должен назначить ответственного за работу с электронными бланками нетрудоспособности и получить на его имя защищенную цифровую подпись. При необходимости, следует разработать подробную инструкцию или провести обучение сотрудника, ранее оформлявших только бумажные листки.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

По организации издается приказ (распоряжение) руководителя, или делается рассылка о том, что сотрудники могут оформлять в медицинском учреждении бланк о временной нетрудоспособности не только в бумажном, но и в электронном виде. Тем самым, компания выражает техническую готовность к улучшению качества информационного взаимодействия между заинтересованными сторонами.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

От работника, отсутствовавшего по уважительной причине, требуется получить только номер электронного листка. Больше не нужно внимательно анализировать бумажный бланк на факт его достоверности, правильности заполнения, отсутствия в списках утерянных и других действиях, которые могут повлиять на правомерность начисления пособия.

Важно! Получить доступ к незакрытому электронному больничному кадровик не может.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

Для доступа к заполнению предназначенного для работодателя раздела потребуется знание номера больничного и таких персональных данных, как СНИЛС сотрудника. На этом этапе кадровик видит информацию о датах начала и окончания периода нетрудоспособности, код заболевания и может приступать к дальнейшему заполнению и начислению пособия.

Состав вносимых сведений не отличается от заполнения бумажного документа.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Как только страхователь заполнит электронный бланк листка нетрудоспособности и заверит цифровой подписью, сведения мгновенно поступают в отделение ФСС по месту регистрации компании. Дальнейший порядок зависит от того, участвует ли регион в пилотном проекте, то есть когда выплаты производятся сотруднику напрямую из бюджетного учреждения.

Зачетная система

При этом варианте работодатель, как и раньше сперва выплачивает сотруднику из собственных денежных средств полагающиеся пособие (обычно, со следующей зарплатой). А затем, он или уменьшает на эту сумму рассчитанные к уплате взносы, или же готовит пакет подтверждающих документов на возмещение.

Дополнительная информация! Рассмотрение и проверка документов, предоставленных на возмещение из ФСС, занимает до трех месяцев.

Прямые выплаты

Прямые выплаты подразумевают, что все средства, полагающиеся сотруднику по больничному за счет ФСС, перечисляет не работодатель, а непосредственно фонд: почтовым переводом или на указанные реквизиты личного счета гражданина в банке. Для этого страхователь подготавливает по установленной форме реестр (в электронном или бумажном виде), заверяет необходимыми подписями, печатями и направляет его в отделение ФСС.

Преимущества и недостатки электронного оформления

Нововведение носит всероссийский масштаб и, как доказывает практика, можно уже четко сформулировать положительные тенденции в отказе от использования бумажных бланков. Но, также присутствует и ряд проблемных ситуаций. Основные преимущества и недостатки электронного оформления представлены в таблице ниже.

Информация из электронного больничного в любое время доступна для участников, зарегистрированных в единой базе. Но, полностью исключить влияние человеческого фактора, а также перебои и неполадки в работе системы невозможно.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Сперва необходимо пройти регистрацию на ГосУслугах: первичная авторизация на портале, получение логина и пароля, ввод личных данных и прохождение аутентификации. После этого следует зайти в «Кабинет застрахованного лица» на сайте ФСС и найти в перечне нужный документ.

Обратите внимание! Сам работник какую-либо информацию вносить в электронный документ не может. У него имеется доступ только к просмотру и печати оформленного бланка.

Как работник может узнать сумму пособия по электронному больничному

Если оплата пособия по больничному происходит сразу из бюджета органа страхования, то можно получить информацию о начислениях по нему также через личный кабинет на сайте ФСС или уточнить в бухгалтерии компании-работодателя.

Останется ли бумажный вариант

Полностью осуществить переход на использование только электронного варианта достаточно непростое дело. Это, в первую очередь, связано с необходимостью одновременного соблюдения таких требований, как:

• полученное согласие от пациента в письменном виде о выдаче ему электронного бланка;
• техническая возможность медицинского учреждения их оформлять;
• работодатель должен быть зарегистрирован на сайте ФСС.

Информация о полном отказе от бумажного варианта на данный момент отсутствует, но уже наблюдается положительная динамика в этом направлении.